Paikallismuseon kokoelmien hoito/Esineen polku museoon

Kun esine, valkokuva tai arkistoaineisto otetaan museon kokoelmaan, se käy läpi tietyt käsittelyvaiheet. Tarkoituksena on tallentaa esineestä mahdollisimman kattavat tiedot sekä laatia omistussuhteen vaihtumisen osoittava sopimus. Lisäksi esineet merkitään niin, että ne ovat tunnistettavissa ja yhdistettävissä aiemmin kerättyihin tietoihin.

Tässä tekstissä käytetään termiä esine, mutta sama menettely sopii pääpiirteissään myös valokuville ja arkistoaineistoille.

Museoon tarjotun esineen arviointi – sopiiko esine kokoelmaan?

Museonhoitajan tehtävänä on arvioida, sopiiko museoon tarjottu esine kokoelmiin: Edustaako se museon tallennusaihetta ja -aluetta? Onko esineessä riittävät tiedot? Onko esineessä tuhoeläimiä? Onko kokoelmissa jo useita samanlaisia esineitä? Onko museossa tilaa uudelle esineelle ja resursseja sen hoitoon? Ovatko museon olosuhteet sellaiset, että lahjoitettu esine säilyy?

Mikäli tarjottu esine ei sovi museon kokoelmiin, ei lahjoitusta kannata ottaa vastaan. Sen sijaan voidaan pohtia, sopiiko esine paremmin jonkin toisen museon kokoelmaan?

Vastaanottaminen

Esineen vastaanottamiseen kannattaa varata aikaa, jotta tarvittavat tiedot saadaan kattavasti tallennettua. Parasta olisi sopia esineen luovuttajan kanssa rauhallinen aika tietojen kirjaamiseen. Aina tämä ei ole mahdollista.

Vastaanottolomakkeen / luovutussopimuksen laatiminen

Luovuttajaa haastatellen täytetään vastaanottolomake / luovutussopimus. Siihen merkitään:

• esineen nimi
• lyhyt kuvaus esineestä
• esineen historia: Museoesineen arvo perustuu esineen yksilöllisiin tietoihin, historiaan ja siihen liittyviin tarinoihin. Etenkin vastaanotettavan esineen omistajiin, käyttöön ja historiallisiin vaiheisiin liittyvät tiedot kannattaa kirjata huolellisesti, koska muistitieto unohtuu helposti. Kuka on valmistaja? Missä esinettä on käytetty? Ketkä ovat käyttäjät ja omistajat? Milloin esine on ollut käytössä? Millä paikkakunnalla? Mitä yksilöllisempää tietoa esineestä tallennetaan, sitä arvokkaampi se on museaalisesti. Yleisiä tietoja, kuten tehdastekoisen esineen tarkat valmistustiedot, on mahdollista selvittää myöhemmin, Jos tietoja on runsaasti, ne voi kirjoittaa myös erilliselle paperille ja liittää luovutussopimukseen.

• vastaanoton päivämäärä
• lahjoittajan yhteystiedot
• hankintatapa (lahjoitus / osto)
• päänumero (joka saadaan diaarikirjasta, ks. seuraava vaihe)
• esineen säilytyspaikka (tilapäinen säilytyspaikka ennen luettelointia)
• museon vastaanottoehdot, jotka luovuttaja allekirjoituksellaan hyväksyy. Tärkeää on ilmaista, että esineen omistus- ja käyttöoikeus siirtyvät museolle. Luovuttaja allekirjoituksellaan vakuuttaa, että hänellä on oikeus luovuttaa esine.
• luovuttajan ja vastaanottajan allekirjoitukset

Vastaanottolomakkeesta tehdään kaksi samanlaista kappaletta, joista toinen jää museoon ja toinen luovuttajalle. Vastaanottolomake on erittäin tärkeä asiakirja, joka kannattaa säilyttää huolellisesti lukkojen takana esim. omassa kansiossaan.

Vastaanottolomakkeen laatimiseen saat apua alueellisesta vastuumuseosta.

Vastaanotettujen esineiden väliaikainen merkitseminen

Vastaanottotilanteessa esineet merkitään eli ”laputetaan” tilapäisesti, jotta ne tunnistetaan myöhemmin luetteloinnin yhteydessä. Merkintä kirjataan etikettiin eli tukevaan kartonkilappuun, joka kiinnitetään esineeseen puuvillalangalla tai -narulla. Liimaa, teippiä tai tarroja ei saa käyttää.

Jos luovutustilanteessa on mahdollista antaa vastaanotetuille esineelle pää- eli diaarionumero, on se helpoin tapa yksilöidä luovutettu aineisto myöhemmin. Jos diaarinumeroa ei pysty luovutustilanteessa antamaan, voi väliaikaiseen etikettiin merkitä esimerkiksi luovuttajan nimen ja luovutuspäivämäärän.

Merkintä diaariin

Diaari tai pääkirja on luettelo museon kokoelmista. Siihen merkitään esineen hankintaerä- tai päänumero, lyhyet tiedot esineestä, luovuttajan nimi ja päiväys. Diariointi on tärkeä työvaihe esineen yksilöintitietojen säilyttämiseksi ennen esineen luettelointia. Diaarista on apua myös kokoelmien määrän ja kartunnan seuraamisessa. Siihen merkitään vain kokoelmiin hyväksynyt esineet.

Viimeistään tässä vaiheessa esineeseen / esineisiin merkitään niiden päänumero esimerkiksi narulla kiinnitetyllä etiketillä.

Riippuu museon omista käytännöistä, onko käytössä vain yksi diaari/pääkirja kaikelle vastaanotettavalle aineistolle, vai onko esimerkiksi esineille, valokuville ja arkistoaineistoille kullekin omat diaarit ja päänumerojärjestelmät.

Diaari/pääkirja on usein käsin täytettävä, sidottu kirja. Se voi olla myös tietokoneella ylläpidetty tiedosto, mutta siinä tapauksessa siitä olisi hyvä olla tulosteet varmuuskopiona. Jos museolla on käytössään sähköinen kokoelmaohjelma, sisältyy diaari yleensä siihen.

Diaari/pääkirja on säilytettävä huolella, mielellään lukitussa paikassa. Paitsi että se sisältää museon kokoelmista tärkeitä tietoja, on kyseessä myös tietosuoja-asia, sillä diaari/pääkirja muodostaa henkilörekisterin.

Aineiston tarkastaminen

Ennen kuin esine viedään sille varattuun säilytyspaikkaan, tarkistetaan huolellisesti, ettei siinä näy merkkejä tuholaisista. Ihannetilanteessa luettelointia odottavat esineet säilytetään eri paikassa kuin luetteloidut.

Luettelointi ja numerointi

Ihannetilanteessa esineet luetteloidaan pian niiden vastaanottamisen jälkeen. Tämä ei kuitenkaan ole aina mahdollista ja siksi edellä mainitut vaiheet kannattaa tehdä huolella.

Esineen luetteloinnista ja numeroinnista löydät tarkat ohjeet myös teoksesta Opas paikallismuseon hoitoon s. 62-73.