Excel/Perusteita

Microsoft Excel on taulukkolaskentaohjelma, jonka saa auki klikkaamalla Käynnistä-Ohjelmat-Excel. Kun avaat excelin, avautuu eteesi sarakkeita (=columns) ja rivejä (=rows). Jokaista muodostuvaa pikku laatikkoa kutsutaan soluksi (=cell). Näihin soluihin voit kirjoittaa tekstiä, eri tavoin muotoiltuja numeroita ja kaavoja. Voit myös liittää soluihin valmiita funktioita. Voit kopioida ja siirtää taulukon tietoja, muotoilla niitä eri tavoin ja luoda niiden pohjalta kaavioita.

Aloitus

Kun avaat uuden taulukon, siinä on kymmenittäin sarakkeita ja tuhansittain rivejä. Olisi mukava tietää, mikä osa taulukosta mahtuu tulostettaessa A4:lle. Eri ohjelmaversioissa sivurajat (=page breaks) saa päälle vähän eri paikoista. Siksi on kätevää versiosta riippumatta hakea ne esille esikatselulla (=Tiedosto-Esikatselu tai arkki+suurennuslasi pikapainike). Jollet ole vielä kirjoittanut mitään taulukkoosi, ohjelma herjaa esikatselussa, ettei ole mitään esikatseltavaa. Älä hätkähdä, sulje (=close) esikatselu ja palaa takaisin taulukkoon, jolloin sivurajat ilmestyvät täppäviivoina näkyviin.

Taulukko-välilehdet

Excelissä on yhdessä tiedostossa, eli työkirjassa, päällekkäin useita taulukoita. Niiden välillä voi liikkua sivun alalaidassa olevia välilehtiä klikkaillen. Taulukot on mahdollista nimetä tuplaklikkaamalla taulukon nimeä (esim. Taul 1) ja kirjoittamalla päälle uuden nimen. Taulukoita voi myös lisätä ja poistaa tarpeen mukaan sekä niiden järjestystä voidaan muuttaa.

Sarakkeen leveys

Joskus kaikki, mitä kirjoitat ei mahdu soluun. Tekstin kohdalla siitä ei ole aina kovasti haittaa, sillä teksti virtaa solurajan yli. Jos sitten syötät jonkin tiedon viereiseen soluun, niin “ylileveä” tekstin osa jää piiloon. Numeroilla on toisin. Jos numero ei mahdu soluun, tulee näkyviin risuaitaa #####. Se tarkoittaa, että solussa kyllä on numero, jolla voi esim. laskea, mutta tulostumaan se ei mahdu. Silloin sarake on levennettävä sopivaksi. Helpoimmin se käy siirtämällä kursori ko. sarakkeiden rajalle, jolloin se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Tällä nuolella kaksoisklikkaamalla sarake säätyy automaattisesti pisimmän solusisällön mukaiseksi. Kaksoisklikkaamisen sijasta voit painaa hiiren vasemman painikkeenn pohjaan ja raahata sarakkeen haluamasi levyiseksi. Samalla tavalla voit säätää myös rivin korkeutta. Molempia voi lisäksi muuttaa klikkaamalla Muotoile-Sarakkeet (tai Rivit)-Leveys (tai rivillä korkeus).

Solujen valinta

Solut voi valita vetämällä hiiren vasen nappula pohjassa yli halutun solualueen kursorin ollessa iso, paksu plussa. Valinnan voi tehdä myös klikkaamalla ensin halutun solualueen ensimmäisessä solussa ja siirtymällä sitten alueen viimeiseen soluun (lävistäjän suunnassa), painamalla sitten vaihtonäppäintä (=shift) ja samalla klikkaamalla viimeistä solua. Kun solualue on valittu, se muuttuu mustaksi (ensimmäinen solu jää valkoiseksi, turha hätääntyä!). Mustatulle alueelle voidaan tehdä temppuja esim. siirtää tai kopioida tai muotoilla solujen sisältöä.

Kopioiminen

Solun sisällön voi kopioida siirtymällä solun oikeaan alakulmaan, jolloin kursori muuttuu pieneksi plussaksi. Tällä pikku plussalla vedetään hiiren vasen painike pohjassa yli alueen, jolle solun sisältö halutaan liittää. Pikkuplussalla voi tehdä myös automaattitäyttöjä. Tämä on kätevä tapa mm. eränumeroiden, vuosilukujen, viikonpäivien, numerosarjojen jne. kirjoittamiseen. Valitse ”malliksi” sarjan kaksi ensimmäistä arvoa ja vedä sitten pikku plussalla loppuun. Esim. 120 lainaerää tulee numeroitua hujauksessa!

Solujen sisältöä voi kopioida (=copy) ja liittää (=paste) myös seuraavasti  ensin valitaan kopioitava alue  kursorin ollessa paksu plussa painetaan hiiren oikeaa painikettaa  aukeavasta valikosta valitaan Kopioi (=copy)  siirrytään kohtaan, johon tieto halutaan liittää ja painetaan hiiren oikeaa painikettaa  aukeavasta valikosta valitaan Liitä (=paste)  jos halutaan liittää pelkät arvot, ei esim. kopioidussa solussa ollutta kaavaa, valitaan Liitä määräten ja sitten arvot

Kopioimisen ja liittämisen voi oikean painikkeenn sijasta tehdä myös näppäinyhdistelmällä CTRL-C (=copy), CTRL-V tai ENTER-painike (=paste), tai Muotoile-valikon komennoilla Kopio ja Liitä sekä työkalurivin pikapainikkeilla (kopio näyttää kahdelta arkilta ja liitä on ruskea ilmoitustaulun näköinen painike). Valitse tapa. joka itsellesi parhaiten luontuu.

Siirtäminen

Valitun alueen voi siirtää tarttumalla siihen kiinni ja raahaamalla, eli painetaan hiiren vasen painike pohjaan kursorin näyttäessä nuolelta ja raahataan painike pohjassa alue haluttuun paikkaan. Siirtämisen voi tehdä myös leikkaamalla ja liittämällä. Leikkaus-toiminto löytyy hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kohdevalikosta, näppäimistöltä näppäinyhdistelmällä ctrl+x ja työkaluriviltä saksi-painikkeesta).

Muotoilu

Excel sijoittaa (=align) automaattisesti tekstin solun vasempaan laitaan ja numerot solun oikeaan laitaan. Saatat haluta esim. suorien sarakkeiden vuoksi sekä numerot että tekstit keskitettyinä. Kätevimmin tämä käy aktivoimalla ensin halutut solut ja valitsemalla viivaimesta keskittämistä osoittavan pikapainikkeen (vrt. tekstinkäsittelyohjelmat). Myös tekstin tyyliä voi muotoilla samannäköisistä pikapainikkeista kuin tekstinkäsittelyssä (lihavointi, kursivointi). Numeroiden muotoiluun on myös pikapainikkeet. Jos haluat, että numerot esitetään euroina, saat euron merkin numeron perään rahakasasta, desimaaliluku muuttuu prosenttimuotoon %-painikkeesta, pilkusta voi muotoilla kahdella desimaalilla keskitetysti näytettävän luvun, näytettävien desimaalien määrää voi lisätä ja vähentää .00-painikkeista jne. Numeroitten muotoilut voi tehdä myös valikosta Muotoile-Solut-Luku. Luku tulkitaan automaattisesti päiväykseksi, jos siinä on päiväksi kelpaavat kaksi numeroa, piste välissä ja kuukaudeksi kelpaavat kaksi numeroa perässä. Muista: älä koskaan itse kirjoita mitään samaan soluun numeron kanssa. Silloin Excel tulkitsee koko solun sisällön kirjaimiksi eikä osaa laskea sillä.

Myös kehyksiä, tekstin ja taustan väriä jne. voi muotoilla viivaimen pikapainikkeista. (Jotka muuten saa näkyviin valikosta Näytä-Työkalurivit, jos joku jostain syystä olisi sattunut ne hävittämään). Näitäkin muotoiluja voi tehdä myös muotoile-valikon kautta. Soluja voi yhdistää toisiinsa työkalurivin a-painikkeen avulla tai komennolla Muotoile-Solut-Tasaus-Yhdistä solut. Tasauksista voi myös muotoilla tekstin rivittymistä soluun ja tekstin suuntaa.

Kaavat

Soluilla voi laskea kuin luvuilla konsanaan. Kaava alkaa aina yhtäsuuruusmerkillä. Sen jälkeen tulee laskukaava esim. =2*3+5 tai =A2+B5. Jälkimmäinen tarkoittaa, että solun A2 sisältöön lisätään solun B5 sisältö. Solu voidaan antaa kaavaan joko kirjoittamalla esim. A2 tai osoittamalla haluttua solua hiirellä klikkaamalla (soluja voidaan myös nimetä esim. ”veroprosentti” ja käyttää nimeä kaavoissa, mutta me emme täällä tee sitä). Yleensä on hyvä tapa kerätä ensin alkuun tarvittavat lähtötiedot. Kaavoissa sitten viitataan näihin soluihin sen sijaan, että kirjoitettaisiin lukuarvot suoraan kaavoihin. Tämä on kätevää, jos lähtötietoihin tulee muutos. Silloin riittää, että arvo muutetaan yhteen soluun ja kaikki tämän solun arvoa käyttävät kaavat päivittyvät automaattisesti. Muista: lopeta aina kaava enterillä tai kaavarivin alussa olevalla vihreällä “pukkimerkillä”. Jos yrität lopettaa kaavaa klikkaamalla johonkin ulkopuoliseen soluun, on seurauksena virhe, sillä Excel tulkitsee, että haluat ottaa ko. solun arvon kaavaan.

Viittaukset

Kun kopiot kaavaa sinun on ymmärrettävä ero suhteellisen ja suoran viittaamisen välillä. Suhteellinen viittaus antaa osoitteen suhteessa lähtöpaikkaan esim. kaksi oikealle ja yksi alas. Esim. jos solussa A12 on kaava =C13+5 ja tämä kaava kopioidaan soluun B12, tulee sisällöksi =D13+5. Eli jos kaava kopioidaan uuteen paikkaan, siirtyy lähtötietojen hakupaikka samassa suhteessa.

Suorassa viittauksessa osoite kiinnitetään alkuperäiseen paikkaan. Eli jos on tarkoitus, että arvo haetaan aina samasta solusta, vaikka kaavaa kopioidaan paikasta toiseen, pitää osoite antaa suorana osoitteena. Kiinnittäminen tehdään painamalla näppäintä F4, jolloin solun osoitteeseen ilmestyy taalan merkki sekä sarakkeen että rivin viereen.

Suhteellisen ja suoran viittaamisen lisäksi osoite voidaan antaa myös sekaviittauksella, jolloin vain rivi tai vain sarake kiinnitetään. Peruskurssissa sekaviittausten osaamista ei edellytetä.

Funktiot

Valmis funktio voidaan liittää soluun pikapainikkeella fx. Summa-funktiolla on lisäksi pikapainike työkalurivillä. Se on sigma-merkki, joka näyttää kyljelleen käännetyltä isolta M-kirjaimelta. Valmisfunktioiden muoto on aina =FUNKTION NIMI(argumentit). Argumentit tarkoittavat niitä arvoja, joita funktiolle annetaan. Tästä kirjoituspuolesta ei paljon tarvitse välittää, sillä fx:n avulla funktioita liitettäessä avautuu aina velho, johon argumentit annetaan. Peruskurssilla edellytetään, että hallitsette funktiot SUMMA, MINIMI, MAKSIMI ja KESKIARVO. Muitakin funktioita on toki lupa kokeilla.

Kaaviot

Excel-taulukon lukujen perusteella on helppo luoda kaavioita (esim. pylväskaaviot, piirakat, viivakuvaajat…). Valitaan ensin numeroalue, josta kaavio halutaan luoda ja valitaan sitten työkaluriviltä Pylväs-pikapainike. Velhon ohjeen mukaan valitaan eri kaaviotyyppeihin tarvittavat lisäjutskat (niistä lisää kunkin kaaviotyypin yhteydessä tunnilla). Lopuksi kuva liitetään joko uuteen taulukkoon tai irralliseksi objektiksi alkuperäiseen taulukkoon. Vielä tämän jälkeenkin on mahdollista muokata kaaviota, esim. asteikkoa, värejä, viivoja, fontteja jne.

Excel taulukon viimeisen solun tunnus on XFD1048576.