Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Digitaalinen arkisto

Yhdistyksen on arkistoitava pöytäkirjojaan ja tilinpäätöksiään turvallisesti. Tämä arkistointi on mahdollista tehdä digitaalisestikin.

Pilvipalvelut (katso liite 3) tarjoavat pilvitallennustilaa, jota voi käyttää arkistointiin. Tärkeää on huomata, että pilvipalvelun on oltava yhdistyksen hankkima, eikä jonkun yhdistystoimijan henkilökohtaisella pilvitunnuksella jakama kansio. Henkilökohtaiset kansiot voivat hävitä henkilön vaihtuessa eikä niissä sijaitseva aineisto ole tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhdistyksen hallinnassa.

Verkossa toimivan yhdistyksen tietojen on oltava jatkuvasti saavutettavissa ja tarkistettavissa. Linkin voi löytää chat-historiasta, kokouksessa sovitut asiat pystyy tarkistamaan “juoksevasta muistiosta” (Google-dokumentti, johon kirjataan kaikkien palavereiden muistiinpanot samaan dokumenttiin allekkain, niin että uusimmat muistiinpanot ovat ylimpänä), toimintasuunnitelman ja rahoitustiedot esimerkiksi Google G Suite -ohjelmasta. Yhdistystoiminnassa voidaan myös yhteiskirjoittaa asiakirjoja niin, että useampi henkilö pystyy käsittelemään tekstiä samanaikaisesti, kirjaimellisesti toistensa lauseet lopettaen. Kun käytössä on reaaliaikaisesti tallentavat ja päivittävät työkalut, on viimeisin tieto aina kaikkien saatavilla. Yhteisten dokumenttien käsittely vaatii ajattelutavan muutosta, työyhteisössä täytyy uskaltaa jakaa myös keskeneräinen ja hyväksyä se, että muut muokkaavat tuotostasi. Lopputuloksena yhteisesti tuotettu on yleensä parempi kun kenenkään yksin tekemä.

Myös yhdistyksen kaikki dokumentit, arkisto ja taloushallinto on hyvä olla digitaalisesti saatavilla. Yhdistyksen digitaalisia toimintakäytäntöjä on hyvä hioa ja kehittää jatkuvasti. Hallituksen päätöksentekoprosessi voi toimia niin, että hallituksen jäsenet voivat ottaa kantaa kokousasioihin jo tutustuessaan esityslistaan. Tarvittaessa asiaan voidaan hankkia lisätietoa jo ennen kokousta tai hallituksen jäsen voi esittää pykälän hyväksymistä tai hylkäämistä jo ennen kokousta. Virallisesti asiat hyväksytään kokouksessa, mutta näin on voitu säästää arvokasta kokousaikaa enemmän keskustelua vaativiin asioihin.