Yhdistysten digitoiminnan käsikirja

Yhdistysten digitoiminnan käsikirja on opas digitaalisuuden hyödyntämiseksi yhdistystyössä.

Aloitteen takana olivat Outi Hannula Fingosta ja Tarmo Toikkanen Suomen eOppimiskeskuksesta.

Oppaan tekemistä tukevat: Suomen eOppimiskeskus ry, Open Knowledge Finland ry, TIVIA ry, IT-kouluttajat ry, Opintokeskus Kansalaisfoorumi.

Alkuperäisen tekstin kirjoittajat: Tarmo Toikkanen, Kaisa Honkonen, Eija Kalliala, Ilpo Tolvanen, Piia Keihäs, Niina Kesämaa, Raisa Laukkanen, Paula Miinalainen.^[1]

Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet

Digitalisaatio ei tarkoita sähköisten välineiden käyttöä nykyisessä toiminnassa, vaan toiminnan muuttamista sähköisten välineiden mahdollistamilla tavoilla. Nämä muutokset sujuvoittavat toimintaa, säästävät aikaa ja vaivaa ja myös mahdollistavat yhdistykselle aivan uudenlaisia toimintoja.

Alkuun pääsee maksutta. Tässä oppaassa on ohjeita kaikkiin yhdistyksen toimintoihin, vinkkejä maksuttomiin välineisiin sekä ohjeita käyttöönottoon ja toiminnan kehittämiseen.

Päätöksenteko yhdistyksissä

Perinteisesti päätökset tehdään kokouksissa, joihin saavutaan fyysisesti paikalle. Kokouksissa on esityslistat ja pöytäkirjat ja tietty päätöksentekoprotokolla. Tässä osiossa käydään läpi tapoja tehdä päätöksiä digitaalisten välineiden avulla.

Sähköiset allekirjoitukset ja nimenkirjoitus asiointipalveluissa

Kaikilla yhdistyksillä on Y-tunnus vuodesta 2019 alkaen. Vanhoja yhdistysrekisterinumeroita ei enää käytetä.

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri sisältää tietoja, jotka kuuluvat tietosuojan piiriin. Jäsenrekisteri täytyy säilyttää paikassa, johon vain nimetyillä henkilöillä on pääsy. Säilytyspaikan pitää olla tietoturvallinen. On hyvä huomioida, että esimerkiksi Googlen tarjoama maksuton, kuluttajille tarkoitettu Google Drive ei vastaa asetettuihin tietosuojavaatimuksiin. Yhteisöille tarkoitettua Google Suite -palvelua taas voi käyttää, koska tällöin tietojen käsittelystä on tehty asianmukaiset sopimukset. Google Suite on maksullinen palvelu, mutta voittoa tavoittelematon yhdistys (nonprofit) voi saada sen käyttöönsä maksutta. Tästä lisätietoa Liitteessä 3.

Jäsenrekisterin ylläpidossa voi auttaa erillinen jäsenrekisteripalvelu, joka mahdollistaa jäsenhakemukset, jäsenten hyväksymisen, jäsentiedotteet, jäsenmaksujen laskutuksen sekä jäsenten omien tietojen ylläpidon. Tällaiset palvelut voivat olla pienessä käytössä maksuttomia (tyypillisesti ne ottavat pienen osuuden jäsenmaksuista), mutta lisätoimintoja saa rahaa vastaan.

Jäsenrekisteripalveluita mainitaan liitteessä 3. On huomioitava, että yhdistyksellä on jäsenrekisteriin nähden rekisterinpitäjän rooli, johon liittyy sekä EU:n tietosuoja-asetuksessa että Suomen tietosuojalaissa määritellyt vastuut. Yhdistyksen tulee varmistaa, että sen käyttämät jäsenpalvelut täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Tietosuojasta lisää: Liite 2

Digitaalinen arkisto

Yhdistyksen on arkistoitava pöytäkirjojaan ja tilinpäätöksiään turvallisesti. Tämä arkistointi on mahdollista tehdä digitaalisestikin.

Pilvipalvelut (katso liite 3) tarjoavat pilvitallennustilaa, jota voi käyttää arkistointiin. Tärkeää on huomata, että pilvipalvelun on oltava yhdistyksen hankkima, eikä jonkun yhdistystoimijan henkilökohtaisella pilvitunnuksella jakama kansio. Henkilökohtaiset kansiot voivat hävitä henkilön vaihtuessa eikä niissä sijaitseva aineisto ole tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhdistyksen hallinnassa.

Verkossa toimivan yhdistyksen tietojen on oltava jatkuvasti saavutettavissa ja tarkistettavissa. Linkin voi löytää chat-historiasta, kokouksessa sovitut asiat pystyy tarkistamaan “juoksevasta muistiosta” (Google-dokumentti, johon kirjataan kaikkien palavereiden muistiinpanot samaan dokumenttiin allekkain, niin että uusimmat muistiinpanot ovat ylimpänä), toimintasuunnitelman ja rahoitustiedot esimerkiksi Google G Suite -ohjelmasta. Yhdistystoiminnassa voidaan myös yhteiskirjoittaa asiakirjoja niin, että useampi henkilö pystyy käsittelemään tekstiä samanaikaisesti, kirjaimellisesti toistensa lauseet lopettaen. Kun käytössä on reaaliaikaisesti tallentavat ja päivittävät työkalut, on viimeisin tieto aina kaikkien saatavilla. Yhteisten dokumenttien käsittely vaatii ajattelutavan muutosta, työyhteisössä täytyy uskaltaa jakaa myös keskeneräinen ja hyväksyä se, että muut muokkaavat tuotostasi. Lopputuloksena yhteisesti tuotettu on yleensä parempi kun kenenkään yksin tekemä.

Myös yhdistyksen kaikki dokumentit, arkisto ja taloushallinto on hyvä olla digitaalisesti saatavilla. Yhdistyksen digitaalisia toimintakäytäntöjä on hyvä hioa ja kehittää jatkuvasti. Hallituksen päätöksentekoprosessi voi toimia niin, että hallituksen jäsenet voivat ottaa kantaa kokousasioihin jo tutustuessaan esityslistaan. Tarvittaessa asiaan voidaan hankkia lisätietoa jo ennen kokousta tai hallituksen jäsen voi esittää pykälän hyväksymistä tai hylkäämistä jo ennen kokousta. Virallisesti asiat hyväksytään kokouksessa, mutta näin on voitu säästää arvokasta kokousaikaa enemmän keskustelua vaativiin asioihin. (lähde: http://view.24mags.com/kspaino/sytyke-42019#/page=14)

Digitaalinen talous

Yhdistysten hallituksen on lain mukaan huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Kaikkein pienimpiä yhdistyksiä lukuunottamatta kirjanpidon ja tilinpäätöksen hoitaa yleensä ulkoinen kirjanpidon asiantuntija, joka myös laskuttaa palveluistaan.

Käteisen rahan käytöstä kannattaa luopua, jos mahdollista. Kun kaikki rahaliikenne kulkee pankin kautta, tapahtumat tallentuvat ja säilyvät luotettavasti ja ne on helppo pankista siirtää kirjanpitoon ja tilinpäätökseen.

Tapahtumien järjestäminen

Viestintä verkossa

Liitteet

Lähteet

↑ Yhdistysten digitoiminta Google Docs. Viitattu 7.12.2020.

[1] Yhdistysten digitoiminta Google Docs. Viitattu 7.12.2020.

[1]