Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä

Säännöt ja yhdistyslaki

Hallitus voi päättää kokouskäytäntönsä, eli kokouskutsut (kutsutapa, kutsumisajat) ja kokoontumistavat. Etäyhteyksien käyttäminen on siis hallituksen omassa päätösvallassa. Hallitus voi tehdä päätöksiä kokousten lisäksi myös sähköpostimenettelyllä.

Sääntömääräisten yhdistyskokousten osalta tilanne on tiukempi. Yhdistyslaki mahdollistaa etäyhteyden käytön yhdistyskokouksessa vain, jos yhdistyksen säännöt sen sallivat. Covid-19-tilanteen vuoksi Suomen hallitus on mahdollistanut yhdistyskokousten järjestämisen etäyhteydellä 30.4.–30.9.2020 vaikka yhdistyksen säännöt eivät sitä sallisi.

Etäkokoontumisen mahdollistava lause säännöissä voi olla esimerkiksi seuraava: “Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen on mahdollista hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.”

Etäkokoontumiseen voidaan myös säännöissä velvoittaa. Esimerkkilause: “Etäosallistuminen yhdistyksen kokouksiin on oltava mahdollista tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Etäosallistumista koskevat täydentävät määräykset otetaan yhdistyksen äänestys- ja vaalijärjestykseen.”

Hallituksen toimintatavoista sopiminen

Hallituksen järjestäytyessä olisi hyvä sopia hallituksen toimintatavoista:

• Miten hallituksen jäsenet viestivät keskenään (missä tilanteissa sähköposti, postituslista, pikaviestimet, puhelut, foorumit)?
• Mikä on esityslistojen laatimisprosessi (kuka, milloin, minne)?
• Miten kokoukset kutsutaan koolle (vakioaika, sovitaan edellisen kokouksen lopussa, sopiminen kokousten välissä)?
• Miten kokoukset järjestetään (fyysinen sijainti, etäyhteysmahdollisuus, kannan ilmoittaminen etukäteen)?
• Mitkä ovat sähköpostimenettelyn käytänteet (miten päätösasiat lähetetään päätettäväksi, mikä on kannanotoille varattu minimiaika)?
  

Monesti yhdistysten hallitukset jatkavat edellisen hallituksen toimintatapojen käyttöä, mutta nämä olisi hyvä kirjata muistiin, etteivät ne ole vain suullista perimätietoa.

Hallituksen kokoukset verkossa

Verkkokokouksia varten tarvitaan verkkokokousalusta, jossa kokous käytännössä toteutetaan. Ympäristöä valittaessa on huomioitava palvelun käyttöön liittyvä käytettävyys ja tietoturva.

Ennen kokousta kannattaa varata aikaa verkkokokousalustaan tutustumiseen, mikäli mukana on ihmisiä, joille ympäristö ei ole tuttu. Etukäteen kannattaa harjoitella, kuinka mikrofoni kytketään päälle ja pois. Lisäksi on hyvä selvittää, mistä löytyy keskustelualue, ja miten käytetään mahdollisia puheenvuoron pyytämistoimintoja. Kaikkien on kokemuksesta riippumatta hyvä testata laitteita ja ympäristöä vähän ennen kokouksen alkua. Puheenjohtajan ja mahdollisen moderaattorin on hyvä avata kokoushuone varttia ennen kokousta ja testata kaikki tarvittavat toiminnot. Testaamista ja opettelua varten voi myös järjestää erillisen yhteisen harjoitushetken vaikkapa viikkoa ennen kokousta.

Mikäli kokouksessa on ihmisiä sekä livenä että verkon kautta läsnä, jokaisella verkossa olevalla tulee olla yhtäläinen mahdollisuus äänen käyttöön. Mikäli osallistujan mikrofoni on rikki tai sitä ei pysty käyttämään, verkkokokousympäristön keskustelualuetta (chat) voi käyttää oman mielipiteen kertomiseen. Kokouksissa on hyvä sopia, kuka seuraa verkossa tapahtuvaa keskustelua ja varmistaa, että verkossa olevat hallituksen jäsenet kuulevat kaiken ja pysyvät mukana kokouksen edetessä. Äänen voi ottaa mukaan myös eri kanavan kautta, esimerkiksi soittamalla perinteisen puhelun.

Tällaista kokousta varten on hyvä varmistaa äänenlaatu. Pienessä kokouksessa tietokoneen oma mikrofoni ja kaiuttimet riittävät, mutta isommissa kokouksissa kannattaa käyttää esim. kokousmikkiä, joka poimii puheen isonkin pöydän ympäriltä.

Isossa kokouksessa voi fyysisille läsnäolijoille esittää videotykillä näkymän verkkokokousympäristöstä, jolloin kaikki näkevät saman kuin etäosallistujat.

Hallituksen päätöksenteko etänä

Kokouksessa käsiteltävien asioiden hyväksyminen ennen kokousta

Hallituksen jäsenet voivat hyväksyä esityslistassa esitettyjä päätösehdotuksia jo etukäteen. Oman kantansa voi ilmoittaa puheenjohtajalle tai sihteerille vaikka sähköpostitse, mutta tähän tarkoitukseen on myös erillisiä järjestelmiä. Sähköisissä järjestelmissä vastausaika voidaan usein asettaa itse, jolloin hallituksen jäsenet sopivat keskenään, mihin mennessä kanta tulee ilmoittaa, ja järjestelmä hoitaa muistutusviestit. Katso liite 3.

Päätös etäkokouksen aikana

Useissa kokousohjelmissa on “äänestysnappuloita” tai muita käteviä välineitä, joilla voidaan äänestää. Myös chattia on helppo ja kätevä käyttää äänestyksessä.

Tärkeää on määrittää yksiselitteisesti, mistä äänestetään ja mitkä ovat vaihtoehdot ja varata myös mahdollisuus äänestää tyhjää.

Tärkeätä olisi saada äänestystulos kaikilta osallistujilta, mutta tässäkin pätevät yhdistyksen säännöt, joissa yleensä on määritelty, millainen enemmistö riittää päätöksen hyväksymiseen.

Äänestysasettelu ja sen tulokset on syytä tallentaa kokouspöytäkirjan liitteeksi esim. kopioimalla chat-keskustelu.

Äänestyksen voi myös tehdä erillisellä äänestysohjelmalla, esimerkiksi OpaVote, jossa äänestys mahdollistetaan jokaiselle henkilökohtaisesti osoitetulla sähköpostilinkillä.

Sähköpostimenettely

Sähköpostimenettelyllä viitataan käytäntöön, jossa hallitus päättää jostain asiasta ilman hallituksen varsinaista kokousta ja kokouskutsua. Tätä käytetään tyypillisesti kiireellisten asioiden päättämiseen, kun seuraava hallituksen kokous on kyseisten asioiden päättämisen kannalta liian myöhään.

Sähköpostimenettelystä on hyvä sopia hallituksen järjestäytymiskokouksessa, mutta käytäntöjä voidaan toki myöhemmin muuttaa.

Hyvä käytäntö on kirjata tällä tavoin tehdyt päätökset hallituksen seuraavan kokouksen pöytäkirjaan, jotta ne tallentuvat pöytäkirja-arkistoon.

Mikäli hallitus on sopinut sähköpostimenettelystä ja päätösehdotukseen saadaan sääntöjen mukainen enemmistö, on päätös pätevä.

Ellei sähköpostimenettelyn käytännöistä hallituksessa ole etukäteen sovittu, on päätös pätevä vain, jos jokaiselta hallituksen jäseneltä on saatu kanta päätettävään asiaan ja enemmistö on päätöksen puolella. Tämä prosessi vastaa sitä tilannetta, että kaikki hallituksen jäsenet ovat koolla ja päättävät kokoustaa ilman kokouskutsua.

Sähköpostimenettelynä voidaan toteuttaa myös sellainen hallituksen kokous, jonka päätökset eivät vaadi erillistä keskustelua, esim. hyväksytään tilinpäätös ja allekirjoitetaan se sähköisesti. Tällöin sähköpostikokouksesta laaditaan erillinen kokouspöytäkirja.

Yhdistyskokouksen järjestäminen verkossa

Yhdistyskokouksella tarkoitetaan yhdistysten säännöissä määrättyjä vuosikokouksia sekä hallituksen koolle kutsumia ylimääräisiä yhdistyskokouksia. Yhdistyskokouksissa käytetään yhdistyksen ylintä päätäntävaltaa, joten niiden toimintaa säädellään yhdistyslaissa varsin tiukasti.

Yhdistyslaki edellyttää, että yhdistyksen jäsenillä on yhdistyskokouksissa tasavertainen puhe- ja päätösoikeus. Koska etäyhteyksissä voi olla teknisiä ongelmia, on kokouksessa hyvä tarjota vaihtoehtoisia tapoja osallistumiseen.

Kokouksella on oltava fyysinen kokoontumisosoite, mutta tähän osoitteeseen ei välttämättä tarvitse saapua kuin yhden henkilön (esim. hallituksen puheenjohtaja).

Jäsenten vaihtoehtoisia osallistumistapoja ovat:

• Fyysiseen kokouspaikkaan saapuminen ja osallistuminen.
• Valtakirjan antaminen toiselle jäsenelle (valtakirjat on hyvä toimittaa hallitukselle ennen kokousta, kokouskutsussa kerrotulla tavalla).
• Oman kannan ilmoittaminen etukäteen (kokouskutsussa kerrotaan, miten kanta ilmoitetaan).
• Verkkokokoukseen osallistuminen (kokouskutsussa on ohjeet).
• Yhteiseen etäpisteeseen osallistuminen fyysisesti (eri paikkakunnalla oleva tila, jossa videoyhteys pääkokoukseen).
  

Jos verkkokokoukseen osallistuminen on jäsenistölle uutta, kannattaa harkita harjoituskokouksen järjestämistä. Kokouskutsussa voidaan antaa 2–5 päivää aiempi ajankohta, jossa jäsenet voivat testata yhteyden toimivuutta ja äänilaitteitaan yhdessä teknisen tukihenkilön kanssa. Myös ennen varsinaista kokousta on hyvä kertoa, että yhteys aukeaa 15–30 minuuttia etukäteen, jotta osallistujat voivat testata yhteyden toimivuuden.

Moni verkkokokousjärjestelmä mahdollistaa myös liittymisen puhelinnumeroon soittamalla (dial-in). Tätä voi käyttää varajärjestelmänä, jos verkkokokoukseen liittyminen ei muuten joltakulta onnistu. Kokouksen puhelinnumeroon soittaneet eivät kuitenkaan pysty näkemään mitään jaettua materiaalia tai chattia, eli he ovat täysin äänen varassa. Heitä ei usein voi myöskään mykistää, eli heidän on itse huolehdittava puhelimensa mikrofonin mykistämisestä. Puhelinosallistujilta on erikseen muistettava kysyä, jos heillä on kommentoitavaa käsiteltäviin aiheisiin.

Itse verkkokokouksen aikana on myös hyvä olla joku henkilö nimettynä tekniseksi tueksi. Hän seuraa verkkokokouksen chattia, auttaa ongelmissa ja vastaa kysymyksiin. Hänen puhelinnumeronsa voidaan lähettää kokouskutsussa, jotta ongelmatilanteissa hänelle voi soittaa.

Kokouskutsu

Kokouskutsussa on kiinnitettävä tavallista enemmän huomiota eri osallistumismuotojen esiintuomiseen. Tässä esimerkki (Sytyke ry:n kevätkokous 2020):

Kokous järjestetään poikkeuksellisesti pääosin etäyhteydellä. Jos joku jäsenistämme ei voi osallistua etäyhteydellä, hän voi tulla (poikkeuslain rajoissa) kokouksen fyysiseen järjestämispaikkaan, kunhan sopii etukäteen tulostaan puheenjohtajan kanssa. Jäsenten on myös mahdollista antaa valtakirja toiselle jäsenelle tai toimittaa kantansa asialistan päätösasioihin etukäteen osoitteeseen NN. Pyydämme toimittamaan mahdolliset valtakirjat mielellään etukäteen osoitteeseen NN.

Paikka: etäyhteys sekä osoite NN (osallistuminen paikan päällä edellyttää asiasta sopimista puheenjohtajan kanssa; suosittelemme vahvasti etäyhteydellä osallistumista).

Päivä: mm.kk.yyyy

Aika: Kokous alkaa klo hh.mm. Yhteyksien testaus onnistuu klo hh.mm alkaen.

Etäyhteyden linkki: LINKKI

Varayhteys (jos pääyhteys lakkaa toimimasta): LINKKI

Varayhteyteen voi myös soittaa puhelimella: +358 NNNN, PIN-koodi: NNN

Läsnäolijat todetaan nimenhuudolla. Varaudu kertomaan jäsennumerosi sitä kysyttäessä. Pitäkää mikrofoninne mykistettynä ellei teillä ole puheenvuoroa.

Lähtökohtaisesti emme voi suorittaa suljettua lippuäänestystä. Vaikka joku sitä vaatisikin, yhdistyskokous kuitenkin päättää yhdessä äänestysmenettelystä.

Suljetut lippuäänestykset

Etäyhteydellä järjestettävien kokousten suurin haaste on suljetun lippuäänestyksen järjestäminen. Tällaisia tehdään tyypillisesti henkilövaalin yhteydessä. Kokouksessa kuka vain voi ehdottaa suljetun lippuäänestyksen käyttöä missä tahansa päätösasiassa, mutta kokous voi päättää toisinkin.

Suljetussa lippuäänestyksessä toteutuvat seuraavat periaatteet:

1. Vain äänioikeutetut voivat äänestää. Jokainen voi äänestää vai kerran.
2. Vaalisalaisuus säilyy, eli kukaan ei voi tietää, miten tietty äänestäjä on äänestänyt.
   

Jotta suljettu lippuäänestys etäyhteydellä on mahdollinen, on käytettävä erityistä äänestysjärjestelmää. Tällaisia ei ole laajalti helppokäyttöisesti tarjolla.

Jos jokin asia päätetään suljettuna lippuäänestyksenä, eikä tätä äänestystä ole mahdollista järjestää etäkokouksen aikana, puheenjohtaja voi ehdottaa, että kokous laitetaan tauolle esimerkiksi 1–2 viikoksi ja lippuäänestys toteutetaan kirjepostilla. Tällöin jokaiselle äänioikeutetulle lähetetään kirjeitse äänestyslippu ja palautuskuori. Prosessi on hidas ja kallis, mutta mahdollinen.

Open Knowledge Finland ry on mahdollistanut suljetun lippuäänestyksen etäkokouksissa käyttämällä itse kehittämäänsä yksinkertaista äänestystyökalua, joka perustuu äänestyskoodien lähettämiseen äänioikeutetuille (käytännössä etukäteen) ja näiden koodien avulla äänten oikeellisuuden varmistamiseen.

Katso liite 3.