Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Sähköiset allekirjoitukset ja nimenkirjoitus asiointipalveluissa

Valtuutukset ja nimenkirjoitusoikeudet

Nimenkirjoittajat on aina niiden vaihtuessa ilmoitettava viipymättä PRH:lle. PRH:lle tehtävä nimenkirjoittajien muutosilmoitus kannattaa tehdä sähköisesti, mutta paperinenkin ilmoitus on mahdollinen. Ilmoitus on maksullinen.

Ilmoituksen tekeminen on tyypillisesti aina yhdistyksen uuden hallituksen ja puheenjohtajan vastuulla, mutta edellisen hallituksen jäsenten on hyvä varmistaa, että ilmoitus tehdään. Toisaalta nykyinen sähköinen ilmoitustapa edellyttää olemassaolevaa asiointivaltuutusta suomi.fi:ssä, joten väistyvän nimenkirjoittajan (yleensä puheenjohtaja) lienee tarkoituksenmukaisinta hoitaa nimenkirjoittajien muutosilmoitus PRH:lle. Jos ilmoitusta ei tehdä, ovat vanhat hallituksen jäsenet edelleen virallisesti toimivaltaisia ja vastuussa yhdistyksen toiminnasta.

PRH:lle voi ilmoittaa vuodesta 2019 alkaen koko hallituksen tiedot, mutta näiden tietojen ilmoittamisen hyöty ei ole merkittävä.

Tarvittaessa yksittäinen luottamustehtävästään luopunut henkilö voi itse ilmoittaa tästä PRH:lle paperilomakkeella. Tätä kannattaa käyttää, jos uusi hallitus ei tee ilmoitusta asianmukaisesti ja ajoissa.

Viranomaisasiointi edellyttää nykyisin digitaalista asiointivaltuutusta nimenkirjoittajille ja muille luottamushenkilöille. Katso-tunnusten käyttömahdollisuus päättyy vuoden 2020 aikana. Katso-tunnukset korvataan Suomi.fi-tunnuksilla, jotka toimivat esimerkiksi pankkitunnuksilla.

Suomi.fi-palveluun siirtyvät tiedot yhdistysten nimenkirjoittajista PRH:n yhdistysrekisterin kautta. Tästäkin syystä on tärkeää tehdä aina hallituksen vaihtuessa PRH:lle muutosilmoitus, jossa on uusien nimenkirjoittajien tiedot. Mikäli valtuutuksissa on ongelmia, kannattaa ensin tarkistaa yhdistysrekisterin tiedot ja jos ne ovat oikein, kannattaa PRH:sta tiedustella, miksi tieto ei ole siirtynyt Suomi.fi-palveluun.

Allekirjoitustavat

Päätösten ratifiointi allekirjoituksilla on mahdollista tehdä monilla eri tavoilla. Tässä ovat eri tavat perinteisestä digitaalisempiin:

1. Perinteinen allekirjoitus kynällä paperiin kaikkien läsnäollessa.
2. Jos allekirjoittajat eivät ole samassa paikassa, allekirjoitettava paperi voidaan postittaa jokaiselle ja jokainen allekirjoittaa sen kynällä.
3. Allekirjoitettava dokumentti voidaan lähettää myös PDF-muodossa sähköpostitse ja jokainen tulostaa, allekirjoittaa ja skannaa dokumentin vuorollaan ja lähettää sen edelleen.
4. PDF-dokumentin voi allekirjoittaa myös digitaalisesti piirretyllä allekirjoituksella vaikkapa maksuttomalla Acrobat Reader -ohjelmalla. Tällöin työvaiheista jää tulostus ja skannaus pois.
5. Dokumentti voidaan allekirjoittaa sähköisessä allekirjoituspalvelussa, joka on yleensä maksullinen, mutta säästää aikaa ja vaivaa. Se mahdollistaa myös vahvan tunnistautumisen ja on allekirjoituksena pätevämpi kuin edelliset tavat.
   

Sähköistä allekirjoitusmenettelyä varten tarvitset käyttöösi maksullisen allekirjoituspalvelun. Käytännössä lataat allekirjoitettavan dokumentin palveluun, nimeät allekirjoittajat ja annat heidän sähköpostiosoitteensa (ja/tai puhelinnumerot). Palvelun avulla pystyt lähettämään allekirjoituskutsut ja seuraamaan, ketkä ovat dokumentin allekirjoittaneet. Allekirjoituskierroksen jälkeen saat ladattua itsellesi allekirjoitetun dokumentin. Allekirjoitukset näkyvät dokumentissa konekielisinä ja palvelusta riippuen digitaalisesti varmennettuina. Allekirjoittajat tarvitsevat esim. pankkitunnukset, joiden avulla heidät tunnistetaan vahvasti.

Esimerkkileikkeet sähköisesti pankkitunnusten kautta allekirjoitetusta pöytäkirjasta (Kuvat 1. ja 2.)

Kuva 1. Visma Sign -palvelussa tehty sähköinen allekirjoitus

Kuva 2. Visma Sign -palvelussa tehty sähköinen allekirjoitus

Sähköisiä allekirjoituspalveluita tarjoavat mm.

• kotimainen Visma: Visma Sign (entinen onnistuu.fi)
• kotimainen AvainTec: SignHero
• kotimainen Sarake: Sarake Sign
• amerikkalainen Adobe Sign
• amerikkalainen DocuSign
  

Palveluiden käytössä on erilaisia lähtökohtia. Kotimaiset osaavat hyödyntää pankkitunnuksia ja vahvaa tunnistautumista, ulkomaisissa allekirjoittajan tunnistaminen on usein kevyempää. Kannattaa harkita maksullisen palvelun ja vahvan tunnistautumisen käyttöä esimerkiksi julkishallinnon kanssa työskenneltäessä. Vahvan tunnistautumisen etuna on varmuus allekirjoittajasta.

Lisätietoja sähköisestä ja digitaalisesta allekirjoituksesta.