Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Tapahtumien järjestäminen

Kutsuminen

Tapahtumiin voidaan kutsut esittää myös sähköisesti esimerkiksi suoraan sähköpostilla tai avoimena kutsuna www-sivuilla tai muissa sähköisissä palveluissa.

Usein yleisötapahtumaa markkinoidaan Facebookissa, Meetup:ssa ja monissa muissa somepalveluissa. Osassa näistä voi merkitä “osallistuvansa” tapahtumaan. Tapahtuman kuvauksissa on tehtävä selväksi, edellytetäänkö osallistujalta ilmoittautumista jossain tietyssä paikassa (kuten erillisessä ilmoittautumislomakkeessa).

Muista, että sääntömääräisiin yhdistyskokouksiin kutsu on toimitettava ainakin säännöissä mainitulla tavalla.

Ilmoittautumisten kerääminen

Tapahtumailmoittautumisten kerääminen onnistuu helposti sähköisiä lomaketyökaluja käyttäen. Lomakkeelle saa määriteltyä tapahtuman kannalta oleelliset tietokentät ja lomaketta on helppo jakaa linkkinä esimerkiksi sähköpostitse tai tapahtuman verkkosivuilla. Tarvittaessa lomakkeen saa myös upotettua verkkosivustolle. Joka välineessä vastausten katseluoikeudet on rajattava vain niille henkilöille, jotka tietosuojalausekkeessa mainitaan (ei välttämättä nimellä; esim. “tapahtumaa järjestävät henkilöt”).

Ilmoittautuneista tulee kerätä vain tarpeelliset tiedot. Turhia henkilötietoja ei pidä kerätä. Esimerkiksi henkilötunnusta ei kysytä kuin todella hyvin perustellusta syystä. Vastaavasti esim. postiosoitetta ei pidä kysyä, ellei sinne oikeasti olla lähettämässä materiaalia. Erikseen on huomattava, että terveystietoja ja muita arkaluonteisia tietoja ei saa kysyä ellei niiden käsittelyyn ole oikeasti vahvat perusteet. Lomakkeella kannattaa siis kysyä “erityisruokavalio”, ei “allergiat”.

Henkilötietojen tietosuojan näkökulmasta lomakkeella tulisi ilmetä myös se, mihin tietoja käytetään, käytetäänkö niitä muuhunkin kuin juuri tämän tapahtuman järjestelyihin. Voi kysyä esimerkiksi, saako lähettää jatkossa tietoa tulevista tapahtumista. Jos tapahtuman tarkoituksena on verkottua yhteisen asian ympärille, niin voi tässä yhteydessä kysyä suostumuksen antaa henkilön yhteystiedot muille osallistujille. Kun henkilötiedoilla ei enää ole käyttöä, niin ne tulee tuhota. Tietosuojasta lisää: Liite 2.

Tapahtumahallinnan työkaluja on koostettu liitteeseen 3.

Muista sulkea ilmoittaumislomake, kun ilmoittautuminen päättyy tai kun tilaisuus on täynnä.

Tapahtumiin liittyvä rahaliikenne

Tapahtumiin liittyvä laskutus noudattaa yhdistyksen yleistä toimintatapaa. Katso osiosta Digitaalinen talous.

Etätapahtumat, hybriditapahtumat, striimaus, taustakanavat

Perinteisesti tapahtumiin tullaan henkilökohtaisesti paikan päälle. Tässä oppaassa ei käsitellä lähitapahtumien järjestämistä sinänsä, mutta on toki hyvä tiedostaa, minkälainen tapahtuma halutaan ja suunnitella sen kulku ja vuorovaikutustavat asianmukaisiksi.
Esimerkiksi:

• päätöskokous: asialista, puheenjohtaja ja tiukat puheenvuoropyynnöt
• keskusteleva kokous: esityslista, suurempi paino keskustelulle kuin päätöksille
• ideointitapaaminen: erilaiset ideointia edistävät työmenetelmät
• satunnainen tapaaminen (esim. kahvitauko)
• tilannekatsaus: eri osastojen tai henkilöiden tiiviit raportit työn etenemisestä
• tiedotustilaisuus: yksi tai useampia puhujia, hallittu tapa ottaa vastaan kysymyksiä
• luento: asiantuntijan esitys
• paneelikeskustelu: useita asiantuntijoita, fasilitoija, yleisön osallistuminen
  

Mikä tahansa tapahtuma voidaan tallentaa ääni- tai videotallenteella jälkikäteen tehtävää julkaisua varten. Muista kerätä tarvittavat luvat (esiintyjiltä tekijänoikeuksien vuoksi, osallistujilta tietosuojan vuoksi). Harkitse, onko koko tilaisuuden tallenteella arvoa jatkojulkaistuna - kaikkea ei pidä videoida ja julkaista. Videotallentaminen edellyttää minimissään videokameran (kännykkäkin toimii, jos sille on teline; samoin tietokoneen web-kamera), mutta monikameralähetys useine mikrofoneineen on jo sen verran haastava kokoonpano, että siinä kannattaa käyttää ammattilaisen apua. Tallennetta voidaan ennen julkaisua editoida.

Tilaisuus voidaan myös striimata (stream) eli lähettää suoralähetyksenä, yleensä videomuotoisena, esim. YouTuben, Twitchin tai Facebookin livevideopalveluihin. Tekniikkavaatimukset ovat samat kuin tilaisuuden tallentamisella, mutta lisäksi tarvitaan riittävä nettiyhteys ja ymmärrys livevideopalveluiden käytöstä. Suoralähetys voidaan myös jättää lähetyksen jälkeen videona saataville, tai siitä tehdä editoitu versio.

Jos tapahtumaan voi osallistua sekä paikan päällä että etänä, on tilanne vaativa. Se ei välttämättä palvele kaikkia yhtä hyvin. Jos keskustelu tehdään helpoksi paikan päällä oleville, jäävät etäosallistujat helposti passiivisiksi kuulijoiksi. Jos taas keskustelu tehdään etäosallistujien ehdoilla, paikan päällä oleville tilanne on turhan kömpelö. Tällaista tapahtumaa järjestettäessä on hyvä etukäteen päättää, mikä on ensisijainen osallistumismuoto, ja tuoda ilmoittautumisen yhteydessä esiin mahdolliset rajoitukset, jotta osallistujien odotukset ovat kohdallaan.

Tapahtumaan voidaan järjestää useita etäpisteitä, esim. Helsinkiin, Ouluun ja Joensuuhun, jolloin jokainen voi osallistua siinä etäpisteessä, joka on hänelle itselleen sopivin. Joka etäpisteessä olisi hyvä olla mahdollisuus näyttää tapahtumaa skriiniltä kaikille läsnäolijoille – ja jokaisessa etäpisteessä olisi hyvä olla osallistujille yhtäläiset kahvitarjoilutkin. Tapahtuman vetäjän on hyvä huomioida eri etäpisteissä olevat saman arvoisina, ja tarjota jo tapahtuman aikana eri etäpisteille mahdollisuutta kommentointiin ja kysymyksiin. Toisaalta etäpisteissä voidaan paikallisesti keskustella käsiteltävistä asioista tai tehdä ryhmätöitä mikrofonin ollessa mykistettynä, ja jakaa sitten paikallinen yhteenveto koko tapahtumaan osallistuville.

Tapahtuman jälkeen muistettavaa

Muista lähettää kiitosviesti ja toimittaa sovitut materiaalit osallistujille. Usein on hyvä päivittää samalla tapahtumasivulle samat kiitokset ja tiedot. Samassa viestissä voit myös kevyesti vinkata tulevista tapahtumista.

Muista tarkistaa ilmoittautumislomakkeesta kenen tiedot saa tallentaa myöhempiin markkinointitarkoituksiin.

Poista henkilökohtaiset tiedot ilmoittautumistiedoista, kun tapahtuma ja sen jälkiviestintä on päättynyt. Yhdistyksen tietosuojaselosteessa on hyvä mainita jokin takaraja, johon mennessä tiedot anonymisoidaan (esim 6 kk).

Jos nimilistat ovat osa kirjanpitoaineistoa, tilanteessa toimitaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Muista tehdä tarvittavat tilitykset ja raportit esimerkiksi toimintakertomusta varten.