Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet

Ensimmäiset maksuttomat digiaskeleet

1. Tehkää ainakin yksinkertainen maksuton verkkosivusto, jossa on yhdistyksen perustiedot.
2. Keskustelkaa hallituksessa viestintä- ja kokouskäytännöistä ja siitä, mitä digitaalisia toimintatapoja otatte käyttöön: etäkokoukset, digitaaliset allekirjoitukset, pöytäkirja-arkistot yms.
3. Harkitkaa digitaalisen jäsenrekisterin käyttöönottoa. Säästätte aikaa ja vaivaa ja samalla toimitte tietosuojalakien edellyttämällä tavalla.
4. Jos tarpeen, hankkikaa maksuton yhteistyöalusta yhdistykselle (esim. Google Suite). Verkkoyhteistyö sujuvoittaa yhdistyksen kaikkea toimintaa.
5. Harkitkaa moderniin digitaaliseen talousjärjestelmään siirtymistä, sillä sellaiset säästävät aikaa, vaivaa ja myös rahaa.

Jatkoaskeleet

Yhdistystoiminnassa yleisiä tarpeita voivat olla yhteinen työtila yhteisten dokumenttien kirjoittamiseen ja arkistoimiseen, ideoiden vaihtoon, kokousmuistiinpanojen arkistointiin, kalenterointiin sekä sisäiseen viestintään. Jos mahdollista, digitoiminta kannattaa keskittää esimerkiksi niin, että sisäiselle viestinnälle valitaan yksi kanava tai sovellus, eikä viestitä hajautetusti osittain sähköpostissa ja osin jossain toisessa viestintäkanavassa. Sisäisessä viestinnässä kannattaa käyttää sellaista sovellusta, joka toimii vaivatta myös mobiililaitteilla.

Digitoiminta tarvitsee teknologiaa. Ennen välineiden valintaa on hyvä selvittää, minkälaisia välineitä osallistujilla on käytössään ja millaisen rekisteröinnin ne vaativat. Mobiililaitteisiin täytyy usein asentaa sovelluksia, ja pilvipalveluihin kirjautua jollain sähköpostiosoitteella. Joissakin, etenkin ilmaisissa palveluissa, vaaditaan henkilökohtainen sähköposti, puhelinnumero tms., kun taas jotkut palvelut voi rekisteröidä koko yhdistyksen käyttöön. Työkaluja on saatavilla edullisesti tai kokonaan maksuttomasti. Tärkeintä on kuitenkin miettiä työkalujen ja välineiden valintaa tarvelähtöisesti. On hyvä tunnistaa, mihin tarpeeseen tarvitsemme digitaalisia työvälineitä ja vasta sen jälkeen miettiä, mitkä työkalut mahdollisesti vastaavat näihin tarpeisiin.

Yhdistyksen on hyvä päättää, millaisia sähköpostiosoitteita hallituksen jäsenet käyttävät. Käyttääkö jokainen omaa osoitettaan vai tehdäänkö osoitteet roolien mukaan esim: puheenjohtaja@yhdistys.fi, sihteeri@yhdistys.fi. Jälkimmäinen tapa on kätevä hallituksen vaihtuessa, jolloin postit ja oikeudet säilyvät edelleen ko. roolin omistajalla. Tämä toki edellyttää, että yhdistyksellä on mahdollisuus käyttää omaa sähköpostin loppuosaa. Liian usein on käynyt niin, että kun henkilö poistuu hallituksesta tai katoaa, myös yhdistyksen oleellista tietoa katoaa tai oikeuksien saaminen esim. verkkosivujen hoitoon vaatii ylimääräistä vääntöä.